PENGERTIAN
KOMUNIKASI
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas
tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam
suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi
arus komunikasi vertikal dan horisontal.
Gaya komunikasi organisasi
Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan
Sylvia Moss
Gaya
komunikasi mengendalikan
Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa
Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu
kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran
dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini
dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak - pihak yang memakai controlling style of
communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding
upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut
digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut
tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah
ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada
usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling
style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya
bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik.
Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang
bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan
yang negatif pula.
Gaya
komunikasi dua arah
Dalam gaya komunikasi
ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota
organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat
dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian,
memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian
bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The
equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus
penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua
arah (two-way communication).
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang
bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang
tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam
konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini
akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif
dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil
keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula
yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota
dalam suatu organisasi.
3. The Structuring Style Gaya komunikasi yang
berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan
guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan
pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi
perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi
informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang
berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business
Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang
efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure.
Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur
yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna
lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki
kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa
lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The
dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye
ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah
mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat
dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi
persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa
karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah
yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebih
mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang
lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan
(sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif
ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang
berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung
jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya
ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan
dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain,
karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh
orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang
mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini
bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga
mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang
lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi
organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.
Mengalihkan persoalan.
jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan
berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo,
kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi
informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan
pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai
pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan dapat berjalan.Empat Dimensi Komunikasi organisasi
1. Downward communication Yaitu komunikasi yang
berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan
pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
(procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja
lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para
pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode
tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi
ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus
komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang
pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d)
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai
3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang
berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang
setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi
tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan
konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran: 1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung 2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
MENYALURKAN
SOLUSI, IDE, dan KEPUTUSAN MELALUI KOMUNIKASI PADA SUATU ORGANISASI
MENYALURKAN SOLUSI, IDE, dan KEPUTUSAN MELALUI KOMUNIKASI PADA SUATU
ORGANISASI
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena
dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling
bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar
pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara
lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi
harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver).
Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada
penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan
yang akan dilaksanakan oleh organisasi
tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus
melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun
tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
I.
IDE (gagasan) => Si Sender
II.
PERUMUSAN
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan
dalam kata-kata.
III.
PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis,
mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
IV.
TINDAKAN
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya
perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
V.
PENGERTIAN
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang
ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
VI.
PENERIMAAN
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita
(penangkap berita).
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang
nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak
dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada
organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya
dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat
dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila
penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh
individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional
bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.
Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan
komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan
tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan
kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.
KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu
"Communis" atau "common" dalam bahasa Inggris yang berarti
sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha mencapai kesamaan makna
"commonness", atau dengan ungkapan lain melalui informasi kita
mencoba untuk berbagi Informasi ,
gagasan atau sifat dengan partisipan lain. Kendala utama dalam berkomunikasi
adalah sering kali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang
sama.
Komunikasi
adalah salah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian
atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah
yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat,huruf,nomor
dan perkataan yang melambangkan ide-ide yang dapat menyampaikan maksud.
2. Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi
Ada 5 unsur yang terkandung dalam komunikasi:
·
Komunikator (communicator) yaitu
memberi berita,dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau
orang yang memberitakan.
·
Menyampaikan Informasi atau
berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan,mengirim ataupun
menyiarkan.
·
Berita-berita ( Message ) yang disampaikan dapat dalam bentuk
perintah,laporan atau saran.
·
Komunikan (communicate) yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau
para pengunjung yang menerima informasi atau berita.
· Reaksi
atau tanggapan (respon) yaitu dalam bentuk tanggapan atau reaksi.
Kelima unsur komunikasi tersebut merupakan kesatuan
yang utuh dan bulat, dalam arti apabila salah satu unsur tidak ada maka
komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling
berhubungan dan saling ketergantungan. Dan keberhasilan suatu organisasi
ditentukan oleh semua unsur tersebut.
3. Cara penyaluran ide melalui komunikasi
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau
verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa
verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan
dengan gerak gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat
bahu. Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si
penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada
penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil
dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan
bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.
Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui
komunikasi :
- Ide
(gagasan) oleh sender.
-
Perumusan yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh
kata-kata.
-
Penyaluran (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa
lisan,tertulis,simbol maupun isyarat,dll.
-
Tindakan yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam
organisasi dilaksanakan.
- Pengertian
yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.
-
Penerimaan yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita
(receiver).
Dalam membina kerjasama dalam kelompok inilah yang
nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak
dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi. Agar tercapai
koordinasi dalam kerjasama, pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya
komunikasi yang tepat dan se-efektif
mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dilaksanakan
dengan tepat juga.
4.
Hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi:
Ø Hambatan
Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari
sisi teknologi semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan
teknologi, komunikasi dan informasi. Sehingga
saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media
komunikasi. Menurut Chruden dan Sherman, dalam bukunya Personnel Management , 1976, jenis hambatan
teknis dalam komunikasi :
a. Tidak adanya rencana dan prosedur kerja yang jelas
b. Kurangnya informasi atau penjelasan.
c. Kurangnya keterampilan membaca.
d. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.
Ø Hambatan
Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran
timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali
proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa
yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari misi komunikasi
yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai
dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya terhadap kata-kata yang dipakai.
Ø Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka
pribadi, presepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan
panca indera manusia,dll.
Menurut Chruden dan Sherman:
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual
manusia yaitu perbedaan umur, perbedaan presepsi,perbedaan keadaan emosi,
perbedaan status, keterampilan mendengarkan, penyaringan dan pencairan
informasi.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis
dalam organisasi yaitu Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan
perilaku staff dan efektifitas komunikasi organisasi.
5.
Klasifikasi komunikasi dalam organisasi
Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa macam
klasifikasi komunikasi dan diantaranya adalan sebagai berikut:
I. Dari
segi sifatnya :
a.
Komunikasi lisan : komunikasi yang langsung berbicara.
b.
Komunikasi tertulis :
komunikasi yang melalui tulisan.
c.
Komunikasi verbal : komunikasi yang dibicarakan / diungkapkan.
d.
Komunikasi nonverbal :
komunikasi yang tersirat.
II. Dari
segi arahnya :
a.
Komunikasi ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.
b.
Komunikasi ke bawah :
komunikasi dari atasan ke bawahan.
c.
Komunikasi horizontal :
komunikasi ke sesama manusia yang derajatnya / tingkatnya sama.
d.
Komunikasi satu arah :
Komunikasi tanpa ada timbal balik.
e.
Komunikasi dua arah :
komunikasi dengan adanya timbal bakik / saling berkomunikasi.
III. Dari
segi lawannya :
a.
Komunikasi satu lawan satu : Berbicara dengan lawan bicara yang sama.
b.
Komunikasi satu lawan banyak(kelompok) : Berbicara antara satu orang
dengan satu kelompok.
c.
Komunikasi lawan kelompok : Berbicara
antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.
IV. Dari
segi keresmiannya :
a.
Komunikasi formal :
komunikasi yang langsung resmi.
b.
Komunikasi informal :
komunikasi yang tidak resmi.
No comments:
Post a Comment