PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Manajemen Informasi adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat.

Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Dua alasan utama pentingnya Manajemen Informasi :
1. Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen
- pengaruh ekonomi internasional
- meningkatnya kekompleksan teknologi
- penyusutan kerangka waktu
- tekanan pesaing
- tekanan social

2. Keberadaan alat untuk memecahkan masalah
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Manajer adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber.
Ketrampilan yang harus dimiliki oleh manajer, yaitu :
1. Komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.

2. Pemecahan masalah
Pemecahan masalah sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

3. Pemahaman komputer
Memahami komputer yaitu memiliki pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.

4. Pemahaman informasi
Memahami informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Manajer dan Sistem Perusahaan

System merupakan sekumpulan unsure atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencaai tujuan.

Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama, yaitu Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, dan Tujuan.

Sistem perusahaan merupakan sistem lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan sistem ini :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Data dan Informasi

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta dan suatu nilai yang bermanfaat.
Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh information processor (pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konsep.
Banyak istilah yang digunakan untuk menandai unit komputerisasi-pemrosesan data, MIS, sistem komputer, sistem informasi dan sebagainya. Kita akan menggunakan istilah Pelayanan Informasi (Information service), dengan memberi penekanan pada informasi (dari pada data) dan dimaksudkan untuk memberikan pelayanan ke seluruh organisasi tersebut.
Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Prosedur
4. Orang
5. Basisdata
6. Jaringan komputer dan komunikasi

Evolusi Sistem Berbasis Komputer
• Fokus Data
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

• Fokus Informasi
dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

• Fokus pada Pendukung Keputusan
DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

• Fokus pada Komunikasi
Otomatisasi kantor atau office automation (OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan

• Fokus Konsultasi
Sistem pakar atau expert system (ES) adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

Informasi merupakan sumber daya utama bagi manajer yang dapat dikelola, bersumber pada 2 pengaruh :

1.  Kegiatan bisnis semakin kompleks.

2.  Komputer mencapai kemampuan yang semakin baik.

Output yang dihasilkan digunakan oleh manajer dan orang-orang yang membutuhkan.

                       

                                     

                                      Computer Literate

Keahlian Manajer

                                       Information Literate

Sumber daya Manajemen Informasi :

1.  Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang.

2.  Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data).

Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.

Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarng-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat danpada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantinya dengan informasi yang up-to-date.

Semua Kegiatan diatas dinamakan “Manajemen Informasi”.

Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan karena :

o  Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :

1.  Pengaruh ekonomi internasional, co : gejolak inflasi.

2.  Persaingan dunia.

3.  Batas waktu yang singkat.

4.  Kendala-kendala sosial.

o  Kemampuan komputer yang semakin baik.

Fungsi-fungsi manajemen (Henry Fayol)

1.  Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

2.  Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut.

3.  Manajer menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.

4.  Dengan sumber daya yang ada, para manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana tersebut.

5.  Akhirnya para manajer mengendalikan (controlling) sumber daya tersebut dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Tingkatan Manajemen :

 

  

ket :

1.  Perencanaan Strategis ; direktur, wakil direktur, bertanggung jawab atas pengambilan keputusan.

2.  Pengendalian Manajemen ; manajer wilayah, ka. Divisi, bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

3.  Pengendalian Operasional ; supervisor, pimpinan proyek, menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer diatasnya, merupakan tempat berlangsungnya operasional perusahaan.

Keahlian Pihak Manajemen :

1.  Komunikasi, manajer menerima/mengirimkan informasi dalam bentuk :

o  Lisan ; pada saat meeting, dll.

o  Tulisan ; laporan, surat, dll.

2.  Pemecahan Masalah, sebagai kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan (manajer terlibat dalam pengambilan keputusan).

Manajer dan Sistem

Sistem : sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

 

Co. Perusahaan Manufaktur

Jenis - jenis Sistem :

a.  Sistem Terbuka, mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Organisasi.

b.  Sistem tertutup, tidak mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Sistem Lab. yang tidak boleh terkontaminasi dengan udara luar.

Data dan Informasi

Data ; bentuk yang belum diolah, terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.

Informasi ; bentuk yang sudah diolah/diproses dan secara relatif memberikan arti bagi pemakainya.

 

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

1.  Fokus pada data (S.I.A)

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah Pengolahan Data Elektronik, kemudian digunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

2.  Fokus pada informasi  (S.I.M)

Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.

3.  Fokus pada pendukung keputusan (D.S.S)

Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.

4.  Fokus pada komunikasi (O.A)

Difokuskan pada Otomatisasi Kantor, memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.

5. Fokus pada konsultasi (Sistem Pakar)

KET.

1.  Pengelola database bekerja sama dengan sistem analis membuat database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi. “Database : sekumpulan data yang terintegrasi, diatur dan sidimpan menurut cara yang memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut.

2.  Sistem analis : mengembangkan sistem yang baru dan memperbaiki sistem yang lama.

3.  Spesialis jaringan bekerja sama dengan sistem analis membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer.

4.  Programmer : menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh sistem analis untuk membuat kode-kode instruksi yang menyebabkan komputer memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan oleh semua orang didalam organisasi.

5.  Operator , mengoperasikan komputer berskala besar.

2.   Modul system umum perusahaan

JENIS-JENIS MODEL :

1.      Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

2.      Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.

3.      Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

4.      Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

KEGUNAAN MODEL :

1.      Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

2.      Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Model system umum

1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

1.      Arus material.

2.      Arus personil.

3.      Arus mesin.

4.      Arus uang.

2. Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

a.                  Sistem Lingkaran Terbuka.

b.                  Sistem Lingkaran Tertutup.

Pengendalian Manajemen : pihak manajemen menerima informasi yang menggabarkan output sistem.

Pengolah Informasi : Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

Dimensi dimensi informasi

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

1.      Relevansi.

2.      Akurasi.

3.      Ketepatan waktu.

4.      Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

1.      Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1.      Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

4.      Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Pendekatan system

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.

Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan

·         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

·         Mengenal sistem lingkungan.

·         Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

·         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

·         Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.      Mengevaluasi standar.

2.      Membandingkan output dengan standar.

3.      Mengevaluasi manajemen.

4.      Mengevaluasi pemroses informasi.

5.      Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.      Mengevaluasi proses.

7.Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

·         Pertimbangan alternatif yang layak.

·         Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

·         Memilih solusi terbaik.

·         Menerapkan solusi.

·         Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Ada tiga Kategori manajer dalam merasakan masalah :

Penghindar masalah, manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia

1.      berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.      Mengumpulkan Informasi :

a.      Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b.      Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.   Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah :

a.      Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b.      Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan :

Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarng-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat danpada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.

Definisi Model : penyederhanaan dari suatu objek.

Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.